Steden en gemeenten krijgen burgermeldingen via verschillende kanalen, van
omgevallen bomen tot suggesties voor een mooiere stad. Of ze ook optimaal ingepland en uitgevoerd worden? Het antwoord is vaak “neen”.

Om een efficiënte oplossing te bieden organiseerden Arinto en TOPdesk op 29 oktober 2019 een seminarie “Van burgermelding naar optimale planning” in het Provinciehuis in Leuven. Tijdens het seminarie ontdekten afgevaardigden van diverse steden en gemeenten hoe ze snel en efficiënt burgermeldingen kunnen inplannen én uitvoeren dankzij een koppeling van de Arinto planning software met de service management software van TOPdesk. De steden van de toekomst? Die kiezen voor digitalisering.

Wij hadden na het seminarie een kort gesprek met Kristof Briers, samen met Koen Van Wijmeersch managing partner en eigenaar van Arinto. Bent u benieuwd naar de voordelen van Arinto voor jouw stad of gemeente? Ontdek het hieronder!

Van burgermelding naar optimale planning!

Kristof, Arinto organiseerde zonet samen met TOPdesk een seminarie voor steden en gemeenten. Welke problemen ervaren steden en gemeenten vaak op het gebied van planning?

Kristof: Steden en gemeenten kampen met een aantal problemen. Het grootste probleem is dat de planning meestal niet gecentraliseerd is. Daardoor hebben steden en gemeenten vaak geen duidelijk overzicht van wat er concreet moet gepland en uitgevoerd worden.

Uit de debatten vandaag bleek duidelijk dat steden en gemeenten onvoldoende controle hebben over de kwaliteit van hun planning. Plannen we eigenlijk wel volgens wat er nodig is? Zijn we onze mensen optimaal aan het benutten? Hebben we voldoende zicht op bezettingseisen? Kunnen we hieruit een goede capaciteitsplanning opmaken?

Vaak denken en plannen steden en gemeenten “lukraak”. Met de beste bedoelingen maar niet optimaal dus. De planning ontstaat vaak chaotisch, op basis van meldingen die via diverse kanalen binnenkomen. 

Daarbij moeten steden en gemeenten heel vaak nog zaken overtypen en is er meestal geen terugkoppeling, bijvoorbeeld van wat er effectief uitgevoerd is en of dit volgens de planning verlopen is.

Hoe kan Arinto steden en gemeenten helpen?

Kristof: Arinto geeft steden en gemeenten inzicht in de opdrachten en workload die op hen afkomen, mede dankzij onze integratie met hun meldingenbeheersysteem. Verder kan Arinto ook de controle voeren over wat er uitgevoerd werd volgens de planning.

“Meten is weten is uitvoeren”. Je plant iets en volgt op. Wordt het uitgevoerd volgens de planning? Doet men er langer over dan gedacht? Of andersom: gaat iets sneller dan verwacht? Klopt de planning met de werkelijkheid? Deze input is voor steden en gemeenten noodzakelijk om hun planning voortdurend te verbeteren.

Hoe zou je Arinto in drie woorden beschrijven?

Kristof: Geïntegreerd. Efficiënt. Laagdrempelig.

Hoe lang duurt een integratietraject ongeveer?

Kristof: TOPdesk met Arinto koppelen, of Arinto opzetten en data in de software zetten, is voor een kleine of grote stad in principe hetzelfde werk. De doorlooptijd van een traject hangt dan ook vooral af van welke en hoeveel stadsdiensten de software zullen gebruiken.

Het IT-traject – als je dit al zo zou kunnen noemen aangezien het om een eenvoudige koppeling gaat – neemt slechts 20% van de integratietijd in beslag. Dat is 2 tot 3 dagen van de totale doorlooptijd.

Het merendeel van de tijd zit met andere woorden in de acceptatie bij de eindgebruikers: we leiden openbare diensthoofden en planners on the job op. Zo kunnen ze de planning steeds meer en uiteindelijk helemaal op zich nemen. 

Hoe verloopt een traject van A tot Z?

Kristof: We beginnen altijd met een toelichting tijdens een voortraject. We luisteren naar de behoeften en we vertellen hoe we kunnen helpen… Daarna illustreren we de koppeling van TOPdesk en Arinto. Onze planning software krijgt tijdens deze demo virtuele burgermeldingen binnen vanuit de service management software van TOPdesk.

Wij plannen die virtuele meldingen vervolgens in. Daarna worden ze ook virtueel uitgevoerd door de betreffende stadsdiensten. Tot slot sturen we de registraties en terugkoppeling ook terug naar TOPdesk. We doorlopen dus de hele flow van burgermelding tot planning, uitvoering en terugkoppeling.

Als we nadien een traject starten dan wordt het IT-stuk vaak eerst en petit comité opgepakt. We koppelen Arinto dan met de tijdregistratiesystemen en met TOPdesk, we dragen data over uit andere systemen… Als alles feilloos werkt dan concentreren we ons op de acceptatie bij de eindgebruikers. We leiden dan meestal diverse diensthoofden van de groendienst, wegen en verkeer, het patrimonium… op om de software efficiënt te gebruiken.

Na de eerste demo, als er interesse is, starten we de technische implementatie. Daarna voeren we al snel – afhankelijk van het aantal diensten – een live traject door. Een erg makkelijk en eenvoudig implementatietraject!

Welke hinderpalen zien steden en gemeenten vaak wanneer ze Arinto overwegen?

Kristof: Het gaat hier natuurlijk over digitalisering. Niet iedereen ziet dat meteen zitten. Je ziet bijvoorbeeld dat de voordelen van de digitalisering vooral liggen bij de stadsdiensten zelf en de burger die erom vraagt. De uitvoerende diensten op het terrein zien hier echter niet altijd meteen de voordelen van in. Daarom is het ook zo belangrijk om een goede gebruikersacceptatie te garanderen.

Wat is het antwoord van Arinto hierop?

Kristof: We zorgen dat onze digitalisering op een laagdrempelige manier naar de eindgebruiker of uitvoerende medewerker komt. We geven de medewerkers die digitaal het sterkst aangelegd zijn als eerste toegang. De andere medewerkers volgen dan meestal vanzelf. 

De valkuilen voor de implementatie van nieuwe software liggen vooral in de acceptatie van medewerkers die de digitalisering eigenlijk niet willen omarmen. Daarom moeten wij zorgen voor laagdrempelige technologie, zodat de juiste gebruikersprofielen snel tot acceptatie komen.

Heb je nog inzichten die je wil delen naar aanleiding van het seminarie van vandaag?

Kristof: Veel steden en gemeenten vertelden ons dat ze nog op de klassieke, logge, administratieve manier te werk gaan. Burgermeldingen beheren en plannen is dan ook een must.

Maar… hiervoor is een digitale technologische onderlaag nodig die makkelijk integreert, die voor efficiëntieverhoging zorgt en die laagdrempelig genoeg is om breed geaccepteerd te worden.

Daar kunnen wij met Arinto zeker voor zorgen!

Bedankt voor de boeiende inzichten Kristof. Wij wensen jullie nog veel mooie integratieprojecten toe en we hopen dat steden en gemeenten dankzij Arinto en TOPdesk een optimale planning kunnen opstellen.

Een optimale planning voor jouw stad of gemeente?

Heb je vragen over de mogelijkheden van Arinto voor steden en gemeenten? Wil je Arinto graag live aan het werk zien? 

Aarzel niet om ons te contacteren. We komen graag langs voor een boeiende demo van onze planning software.