We bekijken in deze blog de mogelijkheden van Excel als plantool. Wat zijn de beperkingen en wanneer stapt u het best over naar een specifieke planningstoepassing?

De mogelijkheden van plannen met Excel

Excel is een spreadsheet-programma dat deel uitmaakt van de bekende Office-suite van Microsoft. Hier zijn ook Word en Powerpoint een deel van. Dit programma staat bekend om zijn veelzijdigheid, en wordt daarom door veel organisaties ook op zeer veel manieren gebruikt. Ook voor het opmaken van een taak- of projectplanning rekenen bedrijven geregeld op Excel. Door al de inbegrepen mogelijkheden is Excel in onze ogen een perfecte tussenoplossing voor een bedrijf in groei. Anderzijds is het wel belangrijk dat u de applicatie binnen zijn comfortzone gebruikt.

Een planning succesvol onderhouden gaat uiteindelijk om het managen van situaties. Als planner hebt u een belangrijke taak. U moet namelijk de persoon met relevante kennis en tools op het juiste moment op de juiste plaats laten verschijnen. Als u dat voor enkele werknemers moet doen houdt u het relatief gemakkelijk overzichtelijk. Online kan u trouwens interessante templates terugvinden om een planning in Excel te verzorgen. De mogelijkheden voor Excel zijn echter beperkt. Dat is niet helemaal onlogisch, aangezien Excel in hoofdzaak een tool blijft om data te verwerken. Het is dus belangrijk dat u als planner weet waar de grenzen liggen, en deze zeker niet overschrijdt.

Waar loopt een planning in Excel mis?

Het probleem is terug te vinden als uw uitvoerders elk in unieke documenten werken. Zeker als die geen rekening houden met de input van anderen. Door het ontbreken van deze wisselwerking is het samenwerken aan uw document een huzarenstukje. Bijgevolg kunnen we niet langer spreken van een geoptimaliseerde planning. Hierbij enkele voorbeelden van hoe deze situatie kan fout gaan, met slechts 2 uitvoerders van uw planning.

Om te beginnen kan u uw hele document per mail doorsturen naar de uitvoerders van de planning. Jammer genoeg is een planning niet statisch. Later op de dag krijgt u als planner het bericht dat één van de opdrachten verplaatst moet worden. Vervolgens past u dit aan in uw planning en verstuurt u het nieuwe schema naar de desbetreffende uitvoerder. Bijgevolg zijn er op dit moment 2 versies van uw planning in omloop.

Bij de andere uitvoerder loopt het werk zeer vlot. Hierdoor heeft deze uitvoerder alvast een taak van morgen kunnen afronden. Dit wordt plichtbewust aangepast in zijn versie van het document en doorgestuurd naar u. Op het einde van dezelfde dag heeft u bijgevolg 3 verschillende versies van dezelfde planning in uw systeem. Nu is het aan u om deze in een finale versie te gieten om de nacalculatie te verzorgen. U bent verantwoordelijk om een correct overzicht te geven van de gepresteerde uren, kilometers, en alle bijkomende aspecten.

Optimaal kunnen we dit niet noemen, maar voor 2 uitvoerders valt het tijdsverlies al bij al nog mee. Probeer deze situatie echter even in te beelden met 5 uitvoerders. Beeldt u in hoeveel tijd hier verloren gaat. In deze situatie is er een hoge nood aan een gespecialiseerde oplossing. Deze oplossing dient uw planning pro-actief aan te pakken en steeds dezelfde informatie te laten zien aan alle uitvoerders.

Reken op Excel, vertrouw op Arinto.

Een planning is pas efficiënt als personen, locaties, competenties en materialen samen toewerken naar een harmonieus geheel. Bijgevolg vereist dit een gespecialiseerde oplossing die met u meedenkt. Een oplossing die alles in het werk stelt om uw planning vlot te laten verlopen, van planning tot uitvoering. Als gevolg stopt u met het nodeloos verliezen van werkuren en geld als gevolg van het niet efficiënt plannen. Upgrade uw planning nu met Arinto.

Arinto: dé planningstool voor jouw organisatie.

Wilt u ook een optimale planning opstellen voor uw organisatie of bedrijf? Dankzij Arinto beheert u voortaan alles in één centrale tool! Ontdek de vele voordelen van Arinto: